O certificado digital permite que pessoas físicas ou jurídicas assinem documentos digitalmente e se identifiquem virtualmente. Através do certificado digital, a empresa pode emitir as Notas Fiscais Eletrônicas com muito mais segurança e facilidade, além de poder contratar um serviço de contabilidade on-line.
No artigo de hoje, você vai entender o que é o certificado digital e qual a importância dele para uma pessoa ou empresa.
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E aí, se interessou pelo conteúdo? Continue lendo nosso artigo e aprenda todos os detalhes que você precisa saber sobre esse modelo de documento antes de adquirir o seu!
O que é certificado digital?
Esse certificado é a identidade eletrônica de uma pessoa ou empresa. Ele funciona basicamente como uma carteira de identificação virtual, permitindo que, você consiga assinar documentos a distância, sem precisar reconhecer firma em cartório. Além disso, ele permite que você tenha acesso a sistemas eletrônicos restritos – principalmente de órgãos públicos na internet, como a Receita Federal por meio do Portal e-CAC.
O certificado traz diversos benefícios, são estes:
- Segurança: o certificado comprova a identidade da pessoa para acessar pela internet sistemas com dados confidenciais.
- Comodidade: a identidade eletrônica traz comodidade, visto que, dispensa a necessidade de comparecer em um local presencialmente.
- Agilidade: ele também desburocratiza processos relativos ao setor, tornando o processo mais rápido e seguro.
- Economia de insumos: ajuda o meio ambiente, visto que, evita o uso de papel e tinta para impressão de documentos.
Além disso, existem dois tipos de certificado para empresas, são estes:
- A1 – software que pode ser instalado em computadores, com validade de até 1 ano. Ele pode ser instalado em diversos tipos de computadores simultaneamente, permite fazer o backup do certificado, não requer instalação de leitoras de cartão, agiliza a burocratização dos documentos e pode ser importado por softwares de emissão de notas fiscais.
- A3 – dispositivo físico utilizado para assinaturas digitais, com validade de até 3 anos. Ele pode ser levado para qualquer lugar, tem um nível de segurança extremamente elevado e é pessoal e intransferível.
Eles ainda podem ser diferenciados de acordo com a finalidade. Confira agora quais são:
- e-CPF – para uma pessoa física
- e-CNPJ – para uso da empresa
- e-Saúde – para profissionais de saúde
- e-Contador – para contadores
- e-Jurídico – para advogados
- NF-e – usado para emitir notas fiscais
O que você precisa para obter um certificado digital para sua empresa?
Para você obter um certificado digital, você deverá reunir a documentação exigida pela autoridade certificadora. Tais documentos podem variar de acordo com cada empresa, entretanto, geralmente os documentos necessários são:
- Estatuto, contrato social ou ato constitutivo da empresa
- Cartão do CNPJ
- Cadastro do SINTEGRA Estadual para empresas de comércio
Além disso, são requisitados alguns documentos dos responsáveis legais pela empresa, são estes:
– Um documento que comprove identidade – RG ou CNH
– CPF
– Comprovante de residência
Em seguida, você deverá levar essa documentação e comparecer presencialmente a autoridade certificadora. Nessa etapa, você coletará a biometria e cara a validação – caso a empresa seja composta por mais de um sócio, é necessário apenas que o representante legal que foi indicado na Receita Federal compareça.
Quem precisa do certificado digital?
O certificado é obrigatório para empresas enquadradas no regime Lucro Presumido e Lucro Real e apenas algumas para Simples Nacional.
Além disso, as empresas que utilizam o eSocial – sistema do governo que facilita resolver as atividades – para cumprir as obrigações trabalhistas e previdenciárias também precisam do certificado.
Por fim, se você se enquadra como um MEI e se sua empresa não se enquadre nessas obrigações, é interessante que você considere fazer o certificado digital, visto que, ele oferece diversas vantagens – segurança, economia, facilidade, comodidade e redução de erros.
Como adquirir o certificado digital?
Confira agora um passo a passo de como adquirir um certificado digital, respeitando as normas de regulação elaboradas para garantir a segurança do sistema IPC Brasil.
1. Escolha o modelo do certificado digital
Primeiramente, você deverá escolher qual o modelo do certificado digital, visto que, cada modelo é adequado a natureza jurídica de quem terá a identidade comprovada por ele e ao objeto do uso.
2. Escolha o tipo do certificado digital
Como mencionado anteriormente, existem dois tipos mais usados do certificado, são estes:
- Certificado A1, que possui a validade de um ano e é instalado e armazenado diretamente dentro de um computador.
- Certificado A3, que pode ter validade de até 3 anos e é armazenado em um token ou smartcard.
Sendo assim, você deverá escolher o tipo mais adequado de acordo com a necessidade de uso.
3. Escolha de quem adquirir o certificado
Existem várias entidades certificadoras credenciadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). Ao escolher de quem vai adquirir o certificado digital, você pode iniciar o processo de emissão de acordo com os procedimentos determinados pela legislação brasileira.
4. Compre e faça a validação do certificado
O último passo para adquirir seu certificado digital, é a validação do mesmo – que pode ser feita de forma presencial ou por videoconferência. Nessa fase, você apresentará toda a documentação exigida e será feita a coleta e registro dos dados biométricos.
Como usar o certificado?
Por fim, confira o passo a passo de como utilizá-lo.
1. Instale o certificado digital
Você deverá instalar o certificado digital no seu dispositivo. Tal instalação é simples, entretanto, é extremamente importante que você anote a senha cadastrada, visto que, ela é irrecuperável.
2. Assine um documento digitalmente
O certificado digital permite que você assine documentos de forma virtual. Todos os programas, como formato PDF, Word e BrOffice, possuem ferramentas para inserir a assinatura digital usando o certificado que você tiver.
3. Acesse um sistema restrito com o seu certificado digital
Você pode utilizar o seu certificado entrar em sites que possuem informações sigilosas, principalmente os da administração pública, como, por exemplo, o eSocial e o e-CAC.
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