Manter as suas documentações contábeis organizadas é o primeiro passo para que a escrituração contábil da sua empresa fique em dia. No entanto, muitos empreendedores ficam com dúvidas na hora de separar os documentos para entregar a contabilidade.
Afinal, quais documentos, de fato, devem ser entregues ao contador? Uma vez que encaminhar os documentos corretos é de suma importância para evitar sonegação fiscal.
Pensando nessa dúvida comum, nós preparamos este material para lhe mostrar a lista com todos os documentos essenciais que devem ser entregues ao setor contábil. Então, acompanhe-nos nessa leitura até o final e confira!
Documentos para entregar a contabilidade
Para lhe mostrar os principais documentos para entregar a contabilidade, nós os separamos nas 3 principais áreas de um negócio: departamento fiscal, departamento contábil e departamento pessoal. Veja a seguir!
Departamento fiscal
O departamento fiscal é o setor que trata da relação da empresa com o estado, fornecedores e clientes. Com isso, ele se refere a uma prestação de contas com o governo.
Neste sentido, ele serve para que o negócio fique regular referente ao Fisco. Por isso, é necessário enviar documentos que comprovem compras e vendas de produtos e/ou serviços.
De modo geral, isso é importante para que o governo se mantenha informado sobre as suas transações. Assim, o cálculo dos tributos será mais adequado às suas aquisições e custos empresariais.
Logo, os principais documentos desse departamento que devem ser entregues à contabilidade são:
- notas fiscais que não sejam eletrônicas;
- comprovante de pagamento de impostos, como PIS, ICMS, DAS, ISS, IRPJ, CSLL e COFINS;
- conhecimento de transporte;
- arquivos eletrônicos, como redução Z, nota fiscal paulista, XML’s das notas fiscais e arquivos do sped fiscal.
Departamento contábil
O departamento contábil é o setor que trata do fluxo de caixa da empresa. Isto é, todo o dinheiro que entra e sai das contas do negócio.
Dessa forma, a organização consegue manter o controle, além de poder certificar se está tudo em ordem ou se existe algo de errado.
Uma vez que o devido controle do fluxo de caixa é crucial para a boa saúde e crescimento de um negócio. Afinal, todo proprietário deve estar ciente dos seus ganhos e gastos fixos e variáveis. Sendo assim, os documentos para entregar a contabilidade são:
- boletos diversos;
- comprovantes de aquisição de bens;
- comprovantes de despesas que não têm notas fiscais de material de limpeza, despesas com correios, combustível, recibo de estacionamento, transporte, entre outros;
- demais pagamentos que não constem nos extratos bancários;
- extratos bancários;
- extrato de aplicação financeira;
- extrato de cartão de crédito;
- recibo de pagamento de aluguel, água, IPTU, telefone, luz, internet e condomínio.
É importante ressaltar que esses documentos são muito importantes para que a empresa cumpra as suas obrigações perante o Fisco.
Além disso, através deles, o contador também pode elaborar a folha de pagamento, fazer os livros contábeis, garantir a entrega dos encargos acessórias e calcular os impostos a serem recolhidos.
Departamento pessoal
O departamento pessoal é o âmbito que demanda mais documentações. Isso se dá pelo fato de que esse setor trata de todos os sócios e funcionários de um negócio.
Ou seja, neste caso, todas as relações profissionais entre a empresa e os sócios e empregados devem ser entregues para a contabilidade. Isso é importante para que todos os lados fiquem protegidos caso algum contratempo aconteça no futuro.
Visto que, processos trabalhistas podem gerar uma grande dor de cabeça tanto para a empresa quanto para os funcionários. Portanto, esse departamento visa prevenir possíveis falhas e ações judiciais.
Abaixo, você verá os documentos para entregar a contabilidade de acordo com as relações trabalhistas!
Para a criação da folha de pagamento
- Horas extras;
- Atestados médicos;
- Documentos de profissionais autônomos (caso hajam);
- Faltas e/ou atrasos;
- Dados pessoais para incluir na folha de pagamento.
Recibos assinados
- Salário;
- Vale-alimentação e/ou vale-refeição;
- Férias;
- Comprovantes dos recolhimentos de impostos, como IRRF, INSS e FGTS;
- Adicional de insalubridade (caso haja);
- Vale-transporte;
- Adicional noturno (caso haja);
- Pró-labore.
Quais documentos não precisam ser entregues à contabilidade?
Assim como há documentos para entregar a contabilidade, existem alguns outros que não precisam ser entregues. Como é o caso de documentos ou comprovantes que estejam no nome do proprietário do negócio. Isto é, no nome da pessoa física!
Isso se dá porque as contas da empresa e do proprietário devem ser tratadas separadamente. Já que uma se trata de CNPJ e outra de CPF, respectivamente.
Então, por exemplo, se o dono do negócio tiver muitos gastos com combustível para visitar clientes, e o veículo estiver em seu nome, tais custos não devem ser incluídos na contabilidade da empresa.
Isso porque, em teoria, qualquer gasto que não saia das disponibilidades empresariais, não devem entrar nos lançamentos do negócio.
Como fazer a contabilidade da sua empresa com eficácia
Para manter os documentos do seu negócio em dia e seguros, o primeiro passo é consultar uma empresa de contabilidade transparente e confiável. Afinal, é necessário compartilhar informações minuciosas a respeito da sua empresa.
À vista disso, a ConsulFis oferece todo o auxílio e segurança necessários para que você tenha uma contabilidade de alto nível e com o máximo de confiabilidade.
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Desse modo, nós trabalhamos com contabilidade para advogados, construtoras, negócios digitais, serviços de saúde, startups e transportadoras.
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Conclusão
Chegamos ao fim deste artigo! Esperamos que você tenha tirado todas as suas dúvidas a respeito de quais são os documentos para entregar a contabilidade, e que você consiga manter a organização em seu negócio.
É importante ressaltar que você também deve conferir quais documentos o seu contador, de fato, precisa. Uma vez que cada empresa pode se enquadrar em situações diferentes.
Agora, se você precisa de uma contabilidade de alta segurança, excelência e eficácia, contate-nos agora mesmo e mantenha o seu negócio sempre seguro!