Todos os cidadãos precisam lidar com algumas burocracias que acompanham a vida adulta, mas a quantidade delas é dobrada quando falamos em uma pessoa jurídica que tem empresa e CNPJ, as chamadas PJs (pessoas jurídicas), precisam dar satisfações ao governo sobre dados fiscais e contábeis, que seria um processo bem burocrático se não fosse pela ajuda do SPED.
A transferência de processos e atividades que eram feitos exclusivamente de modo presencial para o mundo digital, aconteceu, em grande parte, devido à pandemia da COVID-19, que forçou muitos trabalhos a se adaptarem à distância.
O que foi ótimo, visto que, as áreas mais conservadoras com relação a serviços online precisaram se atualizar e disponibilizar suas soluções digitais, como aconteceu no mundo jurídico e administrativo, que sempre foram marcados pelas burocracias do modelo presencial para ações que podem ser facilmente realizadas de maneira digital.
Para o que serve um SPED?
Em 2007 foi estabelecido o Decreto n. 6.022 pelo Governo Federal, que lançava o SPED para ser um avanço na entrega de informações de pessoas jurídicas à Receita Federal, que antes era realizada de forma presencial.
Então, o SPED é na realidade uma sigla para Sistema Público de Escrituração Digital, que foi criado pela Receita Federal para modernizar e facilitar uma das muitas obrigações que as empresas tem, através dele as empresas conseguem enviar as informações que a legislação fiscal e contábil exige com menos burocracia e lentidão.
Essas informações obrigatórias incluem envio, validação, recepção, armazenamento e autenticação de livros e documentos de natureza fiscal e contábil, que, ao serem feitos de forma digital, tem a integração entre os governos federais, estaduais e municipais e as organizações melhoradas.
Ao usar ele, todos os documentos e pagamentos de contribuições passam por um processo mais simples, rápido e padrão para serem entregues, enquanto contribui para que essas empresas estejam em dia com suas obrigações fiscais.
Isso acontece porque, antes, para realizar esse processo de apresentar das obrigações acessórias, os empreendedores ou contadores precisavam se deslocar até a Receita Federal, o que era mais burocrático e consequentemente, aconteciam mais casos de empresas sonegando essas informações, após a migração para o meio digital, isso não acontece com tanta frequência.
Apesar de ser obrigatório, existem duas exceções de tipos de empresa que não precisam entregar essas informações, que são os empreendedores tipo MEI, que optaram pelo SIMEI e as microempresas e empresas de pequeno porte, que optaram pelo Simples Nacional.
Hoje em dia o SPED abrange três diferentes projetos, o SPED Contábil (Escrituração Contábil Digital), o SPED Fiscal (Escrituração Fiscal Digital) e a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica).
Dentro de um SPED existem alguns módulos que fazem parte dele, que são o SPEED Contábil ou Escrituração Contábil Digital; Escrituração Contábil Fiscal Digital; SPED Fiscal ou Escrituração Fiscal Digital; SPED PIS COFINS ou EFD Contribuições; EFD-Reinf; E-Social; Nota Fiscal Eletrônica (NF-e); Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e).
O que um SPED faz?
Como já vimos nos tópicos anteriores, o SPED trabalha cruzando os dados contábeis e fiscais que as empresas são obrigadas a fornecer, e é responsável por melhorar o controle feito pelo FISCO, mas o que de fato ele faz?
O SPED melhora o ambiente de negócios para as empresas brasileiras, enquanto aumenta a competitividade entre elas, o que aos poucos elimina a concorrência desleal, e também possibilita um compartilhamento de informações mais fácil.
Apesar de ele interferir de forma mínima no ambiente do contribuinte, o SPED consegue reduzir os custos para ele, e passar a responsabilidade legal do armazenamento dos arquivos eletrônicos da Escritura Digital para o empreendedor.
Coloca o documento eletrônico como o documento oficial e com validade jurídica universal para empresa, usa a Certificação Digital padrão ICP Brasil, enquanto oferece aplicativos próprios para a emissão e transmissão da NF-e e da Escritura Digital.
Por último, o SPED introduziu na legislação comercial e fiscal a Escrituração Digital e da Nota Fiscal Eletrônica de forma jurídica, já que antes não existiam suas versões digitais, portanto, as leis não as abrangiam.
O que é o SPED Contábil?
O SPED Contábil ou ECD foram criados para focar, como o nome já sugere, nas informações contábeis fornecidas pelas empresas, que agora são entregues anualmente no formato eletrônico.
A escrituração contábil de uma organização deve incluir alguns livros, dentre eles estão o Livro Diário e seus auxiliares; Livro Razão e seus auxiliares; e os Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.
Essa escrituração é realizada anualmente com todos os documentos transmitidos até o último dia útil de maio do ano seguinte, essa modalidade de SPED agiliza esse processo que antes era burocrático, e reduz os custos de emissão de papel e armazenagem.
O que é o SPED Fiscal?
O SPED Fiscal ou EFD funciona informando ao FISCO em esfera estadual e federal sobre as informações acerca do ICMS e IPI que os empreendedores forneceram, envolvendo vendas, compras, valores de impostos e transferências de mercadorias ou produtos.
A entrega das informações é feita mensalmente, e assim como na outra modalidade, o uso desse SPED dispensa o uso e armazenagem de papel e reduz a burocracia que envolvia ambos os processos.
Os livros inclusos na escrituração fiscal incluem o Registro de entradas e saídas (mercadorias, transportes e serviços com ICMS); Registro de inventário; a Apuração de impostos (ICMS e/ou IPI); o Cadastros de produtos, estabelecimento, clientes, fornecedores; Controle de crédito de ICMS do Ativo Permanente – CIAP; e o Controle de produção/fabricação e estoque.
Conclusão
O uso de SPEDs reduz os gastos com papel e armazenagem, afinal, a armazenagem desses documentos que antes eram em papel, é obrigatória e tem uma maneira correta de ser feita, hoje, com sua versão digital, essa armazenagem é feita na nuvem.
Além disso, eles garantem mais agilidade e velocidade para o cumprimento das obrigações acessórias, o que consequentemente, diminui a quantidade de burocracias para o governo e para as empresas.
Também foi constatado que seu uso colabora para o aumento da produtividade dos funcionários e da empresa como um todo, fazendo com que o setor de contabilidade trabalhe contribuindo para uma boa gestão, melhorando a organização, rapidez, eficiência, integração portanto, a qualidade das informações.
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