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Certificado digital: o que é e para que serve?

Certificado Digital O Que é Para Que Serve - Contabilidade em Salvador - BA | ConsulFis

O certificado digital permite que pessoas físicas ou jurídicas assinem documentos digitalmente e se identifiquem virtualmente. Através do certificado digital, a empresa pode emitir as Notas Fiscais Eletrônicas com muito mais segurança e facilidade, além de poder contratar um serviço de contabilidade on-line.

No artigo de hoje, você vai entender o que é o certificado digital e qual a importância dele para uma pessoa ou empresa.

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E aí, se interessou pelo conteúdo? Continue lendo nosso artigo e aprenda todos os detalhes que você precisa saber sobre esse modelo de documento antes de adquirir o seu!

O que é certificado digital?

Esse certificado é a identidade eletrônica de uma pessoa ou empresa. Ele funciona basicamente como uma carteira de identificação virtual, permitindo que, você consiga assinar documentos a distância, sem precisar reconhecer firma em cartório. Além disso, ele permite que você tenha acesso a sistemas eletrônicos restritos – principalmente de órgãos públicos na internet, como a Receita Federal por meio do Portal e-CAC.

O certificado traz diversos benefícios, são estes:

  1. Segurança: o certificado comprova a identidade da pessoa para acessar pela internet sistemas com dados confidenciais.
  2. Comodidade: a identidade eletrônica traz comodidade, visto que, dispensa a necessidade de comparecer em um local presencialmente.
  3. Agilidade: ele também desburocratiza processos relativos ao setor, tornando o processo mais rápido e seguro.
  4. Economia de insumos: ajuda o meio ambiente, visto que, evita o uso de papel e tinta para impressão de documentos.

Além disso, existem dois tipos de certificado para empresas, são estes:

  1. A1 – software que pode ser instalado em computadores, com validade de até 1 ano. Ele pode ser instalado em diversos tipos de computadores simultaneamente, permite fazer o backup do certificado, não requer instalação de leitoras de cartão, agiliza a burocratização dos documentos e pode ser importado por softwares de emissão de notas fiscais.
  2. A3 – dispositivo físico utilizado para assinaturas digitais, com validade de até 3 anos. Ele pode ser levado para qualquer lugar, tem um nível de segurança extremamente elevado e é pessoal e intransferível.

Eles ainda podem ser diferenciados de acordo com a finalidade. Confira agora quais são:

  1. e-CPF – para uma pessoa física
  2. e-CNPJ – para uso da empresa
  3. e-Saúde – para profissionais de saúde
  4. e-Contador – para contadores
  5. e-Jurídico – para advogados
  6. NF-e – usado para emitir notas fiscais

O que você precisa para obter um certificado digital para sua empresa?

Para você obter um certificado digital, você deverá reunir a documentação exigida pela autoridade certificadora. Tais documentos podem variar de acordo com cada empresa, entretanto, geralmente os documentos necessários são:

Além disso, são requisitados alguns documentos dos responsáveis legais pela empresa, são estes:

– Um documento que comprove identidade – RG ou CNH

– CPF

– Comprovante de residência

Em seguida, você deverá levar essa documentação e comparecer presencialmente a autoridade certificadora. Nessa etapa, você coletará a biometria e cara a validação – caso a empresa seja composta por mais de um sócio, é necessário apenas que o representante legal que foi indicado na Receita Federal compareça.

Quem precisa do certificado digital?

O certificado é obrigatório para empresas enquadradas no regime Lucro Presumido e Lucro Real e apenas algumas para Simples Nacional.

Além disso, as empresas que utilizam o eSocial – sistema do governo que facilita resolver as atividades – para cumprir as obrigações trabalhistas e previdenciárias também precisam do certificado.

Por fim, se você se enquadra como um MEI e se sua empresa não se enquadre nessas obrigações, é interessante que você considere fazer o certificado digital, visto que, ele oferece diversas vantagens – segurança, economia, facilidade, comodidade e redução de erros.

Como adquirir o certificado digital?

Confira agora um passo a passo de como adquirir um certificado digital, respeitando as normas de regulação elaboradas para garantir a segurança do sistema IPC Brasil.

1. Escolha o modelo do certificado digital

Primeiramente, você deverá escolher qual o modelo do certificado digital, visto que, cada modelo é adequado a natureza jurídica de quem terá a identidade comprovada por ele e ao objeto do uso.

2. Escolha o tipo do certificado digital

Como mencionado anteriormente, existem dois tipos mais usados do certificado, são estes:

Sendo assim, você deverá escolher o tipo mais adequado de acordo com a necessidade de uso.

3. Escolha de quem adquirir o certificado

Existem várias entidades certificadoras credenciadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). Ao escolher de quem vai adquirir o certificado digital, você pode iniciar o processo de emissão de acordo com os procedimentos determinados pela legislação brasileira.

4. Compre e faça a validação do certificado

O último passo para adquirir seu certificado digital, é a validação do mesmo – que pode ser feita de forma presencial ou por videoconferência. Nessa fase, você apresentará toda a documentação exigida e será feita a coleta e registro dos dados biométricos.

Como usar o certificado?

Por fim, confira o passo a passo de como utilizá-lo.

1. Instale o certificado digital

Você deverá instalar o certificado digital no seu dispositivo. Tal instalação é simples, entretanto, é extremamente importante que você anote a senha cadastrada, visto que, ela é irrecuperável.

2. Assine um documento digitalmente

O certificado digital permite que você assine documentos de forma virtual. Todos os programas, como formato PDF, Word e BrOffice, possuem ferramentas para inserir a assinatura digital usando o certificado que você tiver.

3. Acesse um sistema restrito com o seu certificado digital

Você pode utilizar o seu certificado entrar em sites que possuem informações sigilosas, principalmente os da administração pública, como, por exemplo, o eSocial e o e-CAC.

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