Atualmente, na gestão financeira, há várias ferramentas e recursos que podem (e devem) ser usados no dia a dia da empresa. Algumas dessas ferramentas são obrigatórias, enquanto outras auxiliam na melhoria do controle sobre os procedimentos da empresa, além de colaborar na obtenção de bons resultados.
A conciliação bancária é uma parte tão fundamental da gestão financeira de uma empresa que a única questão real para a maioria das instituições é quem faz isso e com quais ferramentas.
Pensando na necessidade de te aprofundar nesse assunto, preparamos um artigo para te ajudar a entender o que é a conciliação bancária e muito mais, confira!
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O que é conciliação bancária?
A conciliação bancária é o processo de garantir que as informações nos registros contábeis da sua empresa correspondam às informações da sua conta bancária. Isso inclui o saldo inicial, o saldo final, e as transações bancárias individuais.
Imagine que você compra uma passagem de trem para uma viagem de negócios no cartão de débito da sua empresa. Quando você vê essa transação aparecer no seu extrato bancário, precisará registrá-la nos seus registros contábeis. Se você não fizer isso, seus registros mostrarão um valor diferente da sua conta bancária. Esse processo de registro e correspondência de transações dos seus registros contábeis com os registros bancários é a conciliação bancária.
A conciliação bancária ajuda você a acompanhar outros aspectos financeiros do seu banco, permitindo verificar o dinheiro recebido, o dinheiro gasto e identificar qualquer atividade suspeita.
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Conciliação bancária x fluxo de caixa
Diferente da conciliação bancária, o fluxo de caixa tem o objetivo de registrar todos os valores recebidos e pagos pela instituição. E com esse controle é possível fazer uma comparação da movimentação do caixa e saber a lucratividade da empresa.
Quais os passos para realizar a conciliação bancária?
Para realizar a conciliação bancária, saiba que existem duas maneiras, a manual (com o excel) e a automatizada (som softwares específicos), e, de forma geral, para realizar qualquer desses dois métodos, siga os passos abaixo.
- Aplique na rotina da empresa a prestação de contas;
- Verifique o saldo da empresa;
- Analise os dados detalhadamente;
- Se necessário, faça correções;
Para que serve a conciliação bancária?
Errar a conciliação bancária pode deixar uma visão imprecisa de quanto dinheiro a empresa tem no banco, o que pode ter consequências dolorosas para sua instituição. Um erro comum, por exemplo, é não definir o saldo inicial das suas contas comerciais para o da sua conta bancária antes de começar a registrar transações nos seus registros contábeis.
Se você digitar novamente de forma manual as transações entre seu extrato bancário usando uma planilha, por exemplo, poderá perder as transações. Se você não registrar uma transação, pode parecer que está subnotificando suas vendas.
Então, em resumo, o processo de conciliação bancária ajuda a garantir que a quantia total de dinheiro relatada pelo sistema contábil da empresa concorde com o dinheiro real em sua conta bancária.
Diferenças entre esses dois valores podem ocorrer por vários motivos. Discrepâncias comuns incluem:
- Transações não registradas, como verificações que foram escritas, mas ainda não registradas no sistema contábil da empresa.
- Um erro de gravação, seja na contabilidade ou pelo próprio banco.
- Depósitos que foram feitos na conta, mas não compensados.
- Taxas ou juros bancários que foram aplicados à conta, mas ainda não foram registrados no sistema contábil.
- Atividades ilegítimas que resultam na retirada da conta bancária que não foi autorizada pela empresa.
Ao realizar conciliações bancárias regulares, a empresa pode identificar discrepâncias e tomar medidas corretivas antes de se tornarem problemas mais sérios, tornando esse recurso mais preciso no processo de controle de crédito.
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Benefícios da reconciliação bancária
Portanto, saiba que entre seus maiores benefícios, a reconciliação bancária:
Garante que os pagamentos dos clientes foram feitos
Cumprir um pedido ou concluir um projeto é apenas parte da execução de um negócio com sucesso. As empresas também precisam saber que o pagamento está disponível no banco. Uma reconciliação bancária é como você se certifica disso.
Simplifica a contabilidade
À medida que crescem, a maioria das empresas opta pelo método de competência, em que as receitas e despesas são registradas quando as atividades relevantes ocorrem, versus quando o dinheiro entra ou sai.
As empresas que usam transações de registro de contabilidade de caixa (ao mesmo tempo em que o banco) ainda precisam de reconciliação bancária. Por exemplo, faça uma empresa que pague seus funcionários através de cheques em papel, em vez de depósitos automáticos. O tempo que leva para compensar (ou funcionários para depositar esses cheques) significa que, nos dias úteis, haverá uma incompatibilidade entre os livros da empresa e sua conta bancária.
Detectar erros
A reconciliação bancária ajuda as empresas a detectar erros bancários, bem como os cometidos por funcionários internos no livro geral. Embora os erros de conta bancária não sejam tão comuns, eles acontecem.
Chama a atenção para problemas de fluxo de caixa
Uma empresa que adota uma abordagem disciplinada às reconciliações bancárias (e que as faz em um cronograma definido)geralmente tem uma vantagem em detectar questões de fluxo de caixa. Com essa visão inicial de um possível problema, uma empresa pode tomar medidas para minimizar qualquer interrupção em seus negócios.
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Quem deve fazer a supervisão das conciliações bancárias?
Alguém em uma posição financeira (como o controlador de uma empresa ou um gerente de contabilidade) geralmente é o responsável por supervisionar o processo de reconciliação bancária. Um coordenador de funcionários normalmente faz a reconciliação real dos registros contábeis e extratos bancários da empresa, de acordo com as melhores práticas de segregação de tarefas.
Em uma grande empresa, normalmente haveria várias pessoas dentro do departamento de contabilidade para lidar com diferentes conciliações de contas. É comum que o proprietário faça a conciliação bancária em uma empresa menor.
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