Considere um contexto em que um estabelecimento como um hotel, centro esportivo, instituição educacional, estacionamento ou qualquer outra empresa necessite gerar uma fatura eletrônica de serviço (NFS-e), mas enfrenta uma interrupção na rede. Atrasa todo o processo, não é mesmo? Por este motivo, existem momentos em que a rapidez é essencial para atender às necessidades do cliente e pode não haver oportunidade de interagir novamente. É nesse ponto que o Recibo Provisório de Serviços (RPS) se torna crucial para garantir a satisfação do cliente.
Desse modo, o principal objetivo deste papel é atuar na intermediação da criação da nota fiscal eletrônica, pois pode ser fornecido ao cliente de maneira mais prática. A partir do uso do RPS, o processo se dá continuidade convertendo-o em nota fiscal, dentro do prazo estabelecido pelas autoridades locais.
Portanto, é fundamental compreender a definição e o funcionamento do RPS, especialmente quando as transações ocorrem offline e exigem a entrega imediata da fatura ao comprador.
Considerando isso, elaboramos este artigo para esclarecer o que é e como emitir o RPS. Confira a leitura deste artigo!
O que é o Recibo Provisório de Serviços (RPS)?
O Recibo Provisório de Serviços funciona como um intermédio que pode ser utilizado quando houver instabilidade na rede do sistema da nota fiscal eletrônica.
Além disso, pode ser utilizado como um intermediário para agilizar o processo de negócios que gerem uma quantidade substancial de receitas fiscais em um curto período de tempo na aquisição de serviços.
Por exemplo, se uma consultoria estiver finalizando um contrato com um cliente que efetuou um pagamento e espera a comprovação imediata do pagamento do imposto, pode não ser possível fornecer essa comprovação no mesmo dia útil.
O documento em questão não é definitivo, mas sim um substitutivo interno que é criado dentro da empresa. Não é comunicado à prefeitura, mas mantém validade jurídica dentro do prazo estipulado.
Por outro lado, empresas que prestam serviços e geram volume significativo de faturas devido à natureza de suas operações, como estacionamentos, podem utilizar a RPS para agilizar o processo.
Posteriormente, os recibos emitidos são enviados à prefeitura em massa por meio de sistemas automatizados que são avaliados pelo órgão fiscalizador. Isso é feito de acordo com as exigências específicas de cada prefeitura.
Desse modo, o RPS, posteriormente, será transformado em Nota Fiscal Eletrônica, tendo a certeza da identificação do valor e dos tributos referidos às empresas pelas autoridades governamentais.
Embora a automatização da faturação tenha alcançado avanços significativos, a acessibilidade do serviço nem sempre pode ser garantida devido às limitações das redes e infraestruturas tecnológicas disponíveis.
Lembrando que após a emissão da RPS, a empresa necessita convertê-lo em Nota Fiscal dentro de um determinado prazo, podendo ter ajuda de uma contabilidade consultiva, que o ajude no processo.
Como emitir o Recibo Provisório de Serviços (RPS)?
Por se tratar de um documento substituto gerado eletronicamente, o RPS é sempre produzido em um sistema computadorizado. A emissão deve seguir as especificações de cada prefeitura.
A responsabilidade do ISS é da competência do município, pois o órgão regulador define os padrões para o Recibo Provisório de Serviços e sua estrutura de documento fiscal.
Na maioria das cidades, existem prestadores de serviços estabelecidos que seguem os padrões exigidos para uma comunicação perfeita com a prefeitura, seja ela síncrona ou assíncrona.
Assim, a comunicação síncrona ocorre quando uma empresa emite um documento que é imediatamente validado através da interação entre a prefeitura e os sistemas da empresa. Em contraste, a comunicação assíncrona envolve a utilização de dados registrados durante a transação para validar posteriormente junto ao fisco municipal.
Em se tratando de empresas que possuem menor volume de transações, torna-se fundamental priorizar a emissão imediata da Nota Fiscal Eletrônica de Serviços na tentativa inicial.
Essa distinção representa uma disparidade importante entre as empresas que têm permissão para empregar esse recurso com o intuito de agilizar a emissão das NFS-e e aquelas que o empregam somente em situações de falta de disponibilidade.
Saiba quando usar o Recibo Provisório de Serviços (RPS)
Conforme dito anteriormente, a utilização do RPS está restrita a situações de urgência em que não seja viável a emissão e entrega imediata da NFS-e ao cliente. Para driblar possíveis questões tributárias que possam advir disso, o prestador de serviços tem a opção de criar um RPS.
Suponha que você seja proprietário de uma loja e precise fornecer uma fatura a um cliente que efetuou um pagamento, mas atualmente não tem conectividade com a Internet.
A não entrega da NFS-e pode resultar em multas do fisco, mas o cliente não pode esperar o retorno da internet. Além disso, existe o risco de o cliente não optar por voltar a fazer negócios com o seu estabelecimento.
Diante desta situação, a emissão do RPS poderá ser efetivada, e consequentemente entregue ao comprador como comprovante de seu pagamento.
Ainda nas lojas, o RPS também pode ser utilizado para agilizar o processo de comprovação de pagamento aos clientes, principalmente em locais de alto tráfego.
Nesse caso, o prestador de serviços coleta todas as receitas de forma centralizada e as envia ao município por meio de um sistema validado pelo órgão fiscalizador.
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